Gestion documentaire

Des réponses sur mesure pour maîtriser vos flux documentaire

Des solutions pour ne plus perdre pied dans vos papiers

La gestion documentaire est un procédé qui vise à organiser et gérer l’information d’une entreprise ( les documents numériques et papiers, les Fax, les archives…) de manière électronique.

C’est principalement la mise en œuvre des systèmes d’acquisition (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers), d’indexation, de classement, de gestion et stockage, d’accès (navigation et recherche) et de consultation des documents.

Avec la gestion documentaire,

Vos documents vous suivent partout, tout le temps

Le logiciel en tant que service ou Software as a Service (SaaS) est un modèle d’exploitation commerciale des logiciels dans lequel ceux-ci sont installés sur des serveurs distants plutôt que sur la machine de l’utilisateur. Les clients ne paient pas de licence d’utilisation pour une version, mais utilisent généralement gratuitement le service en ligne ou payent un abonnement récurrent – Wikipédia

10 bonnes raisons d'adopter la gestion documentaire !

Améliorer la disponibilité

Quelque soit l’interface que vous utilisez (Ordinateur, tablette, smartphone…), quelque soit le lieu (au bureau, à la maison, chez le client…) vos documents sont disponibles en un seul clic.

Gagner de l’argent

Réduire ses coûts c’est augmenté sa compétitivité. Avec la gestion documentaire, vous imprimez moins, vous gagnez du temps, vous gagnez en espace… Vous gagnez de l’argent.

Gagner du temps

Beaucoup de vos tâches étant simplifiées par la mise en place d’une gestion documentaire, c’est du temps gagner pour faire votre métier. Avec la gestion documentaire, l’indexation, l’archivage et la sécurisation d’un document vous prend le temps d’un scan.

Augmenter la productivité

Avec les outils logiciel adéquat, vous optimisez le temps de travail de vos collaborateurs et leur permettez de délivrer toute leur valeur ajoutée sur leur métier et non plus temps d’archivage et de recherche de l’information.

Être plus écologique

En dématérialisant systématiquement vos données (courriers, télécopies, factures, courriels, photos…) , le flux de papiers dans l’entreprise est quasiment nul. L’impact environnementale de votre entreprise est donc moins important.

Assurer la sécurité

Vous n’aurez plus jamais de risque de perdre votre information. Pas de risque de cambriolage, d’incendie, d’inondation. Chaque document est sécurisé, indexé avec des droits d’accès préalablement définie.

Accentuer la mobilité

Le monde de l’entreprise est en perpétuel mouvement. La réussite d’une organisation est souvent du à sa capacité de répondre à son client le plus rapidement possible. Ne perdez plus de temps à chercher la solution, elle est toujours à votre disposition.

Favoriser l’automatisation

Mise en place de workflow, relance automatique, circuit d’approbation, signatures électroniques… Quelque soit vos contraintes et vos demandes, nous savons vous accompagner pour faciliter et automatiser vos tâches du quotidien.

Assurer la conformité

Grâce à nos solutions, vos documents sont garanties conformes, sans modification ou altération de l’original. Un procédé de suivi et de sécurisation ultra poussé vous assure une parfaite authenticité des fichiers indexés.

Consolider la qualité

La validation et le suivi d’un dossier dans une entreprise est souvent synonyme de démarches lourdes et contraignantes. Nous pouvons vous accompagner pour mettre en place des Workflow adaptés et ainsi optimiser votre protocole de qualité.